Het geeft een goed gevoel als je merkt dat iemand aan je denkt. Zelfs als dat geautomatiseerd gaat. Op je verjaardag krijg je tientallen berichten van vrienden en familie. Natuurlijk is de boodschap persoonlijk, maar het is Facebook die je vrienden notificeert om de boodschap op het juiste moment te versturen. Het is de heilige graal in marketing: een relevante boodschap, op het juiste moment aan de juiste persoon. Oftewel, e-mailmarketing automation. In dit artikel zet ik de aanpak om tot een goede e-mailmarketing automation-campagne te komen, voor je op een rij.
<h2><!--more-->
Wat is e-mailmarketing automation?</h2>
Zoals uit de inleiding blijkt, gaat het bij deze vorm van marketing om het geautomatiseerd versturen van de juiste boodschap, naar de juiste persoon op het juiste moment. Wat heb je daarvoor nodig?
<ol>
 	<li>Een trigger (seintje)</li>
 	<li>Een campagneflow</li>
 	<li>Klant/prospectinformatie</li>
 	<li>Content voor de campagne</li>
</ol>
De trigger voor de campagne bepaalt het startmoment. Dat kan van alles zijn: een bereikte datum of een bepaalde omzet bijvoorbeeld. Een campagneflow is een schematisch overzicht van de berichten die je gaat versturen. Klant/prospectinformatie zijn de gegevens waarmee je de e-mail gaat personaliseren, zoals: einde contractdatum, gekocht product of aantal jaren dat iemand klant is. Content is alle verdere inhoud van je campagne. De teksten, de afbeeldingen, eBooks of video.

Een definitie die de lading grotendeels dekt is:
<em>Het geautomatiseerd versturen van een serie, unieke, berichten op basis van gebeurtenissen in de customer life cycle, met als doel de persoon optimaal te bedienen om zo klanten te winnen, klanten te binden of bedrijfsprocessen te optimaliseren.</em>

En vooral dat laatste punt is belangrijk om je te beseffen. E-mailmarketing automation zet je niet alleen in om je omzet te vergroten. Je kunt het ook inzetten om je kosten te verlagen. Sterker nog: vaak krijg je een budget makkelijker goedgekeurd als je ook naar besparingen kijkt. Een laatste onderdeel dat nodig is voor e-mailmarketing automation is een systeem om campagnes in te richten en te verzenden. Aan het einde van dit artikel een beknopt overzicht van dit type systemen.
<h2>E-mailmarketing automation staat niet op zichzelf</h2>
Hoewel we spreken over e-mailmarketing automation, sluiten we natuurlijk geen enkel ander kanaal uit. De combinatie met andere kanalen is juist zeer sterk. Start daarom bij het bedenken van je e-mailmarketing automation-plan dan ook met het marketingplan van jouw organisatie. Daarin staan als het goed is alle kanalen die voor de komende jaren belangrijk zijn. Het marketingplan moet leidend zijn voor hoe je jouw marketing gaat automatiseren. Dat e-mail daar een rol in zal spelen is evident, maar het is niet het enige kanaal dat je gaat inzetten.

Maak dus combinaties tussen de kanalen. Facebookadvertenties kunnen een belangrijke bron zijn voor leads bij wie je met e-mail onder de aandacht blijft. Maar net zo goed kun je met een e-mailcampagne klanten verleiden om actief te zijn op je Facebookpagina. Wat weer leidt tot nieuwe leads, enzovoorts, enzovoorts.

<img style="width: 100%; max-width: 915px;" src="https://www.100procentemail.com/labs/wp-content/uploads/2016/12/E-mailmarketing-automation-visual1.jpg" alt="" />

Multichannel- of omnichannelmarketing dus. Moeilijke woorden voor: gebruik alle kanalen die voor jou van belang zijn en stem ze goed op elkaar af. De eerstvolgende vraag is dan: welke communicatieprocessen in onze organisatie gaan we automatiseren? Voor het antwoord op die vraag is de customer life cycle essentieel.
<h2>Begin met de customer life cycle</h2>
Als je met e-mailmarketing automation aan de slag gaat, moet je een duidelijk beeld hebben van de customer life cycle. Er zijn vele boeken en blogs volgeschreven over dit onderwerp. Een simpele customer life cycle ziet er als volgt uit:
<ol>
 	<li>Bezoeker</li>
 	<li>Lead</li>
 	<li>(Hot)prospect</li>
 	<li>Klant</li>
 	<li>Ex-klant</li>
</ol>
Let wel, dit is een eenvoudige weergave van de werkelijkheid. Binnen de customer life cycle kun je vaak weer meerdere klantreizen uittekenen.
Als je deze klantreizen voor jouw organisatie en klanten analyseert, kom je op veel startpunten voor e-mailmarketing automation-campagnes.

Binnen elk van deze fases zijn de verschillen per organisatie groot. Als je een online modewinkel hebt, komen klanten wellicht maar één keer en is de uitdaging om mensen terug te laten komen. Heb je een tijdschrift, dan heb je een relatie voor een specifieke periode. Dit geeft een heel andere dynamiek met dus andere startpunten en campagnes.

Kenmerkend voor elke organisatie is dat er momenten zijn in de klantreis waarop je de prospect of klant kunt verrassen of kan helpen. Hem of haar dat fijne gevoel kunt geven dat je zelf ervaart als je die verjaardagsgroet op Facebook krijgt.

Door de klantreis in detail uit te tekenen, ga je die momenten vinden. Voorbeelden zijn: een zwangerschap, net kinderen gekregen, net getrouwd, een product aangeschaft, een contract afgesloten, een contract dat bijna afloopt, een product dat geleverd is enzovoorts. Dit zijn de triggers waarmee je een campagne start.

<strong>Inspiratie voor triggers</strong>
Voorbeelden geven de meeste houvast voor de vertaling naar jouw organisatie. Hieronder een overzicht van verschillende triggers.

<strong>Download eBook</strong>
Kan de trigger zijn voor een campagne om een lead te cultiveren tot het moment dat hij klaar is om de relatie te verdiepen.

<strong>Inschrijving nieuwsbrief</strong>
Is, uiteraard, de trigger voor het versturen van je periodieke nieuwsbrief. Maar, kan ook de trigger zijn voor een campagne die een enquête stuurt om de kwaliteit van de nieuwsbrief te meten.

<strong>Kopen van product online</strong>
Is de trigger voor het versturen van facturen via e-mail, track &amp; trace e-mails, SMS en meer. Maar kan ook de trigger zijn voor een enquête over de ervaring in de online shop.

<strong>Kopen van product</strong>
Afhankelijk van de complexiteit van jouw product, kan de aanschaf een trigger zijn voor een trainingscampagne. Deze campagne ondersteunt de klant bij het eerste gebruik van jouw product.

<strong>Aantal jaren klant</strong>
Niets is leuker dan het vieren van belangrijke momenten. Vergis je niet in de kracht van een eenvoudige campagne voor klanten die bijvoorbeeld vijf jaar gebruik maken van je diensten.

<strong>Contractverlenging</strong>
Waarom zou je je klanten niet waarschuwen dat hun contract verlengd gaat worden? Een belangrijk moment om de juiste klanten binnen boord te houden en je dienstverlening uit te breiden.

<strong>Verbruik van het product</strong>
Gas, water, licht, aantal berichten, bezoekers, you name it. Het wordt zeer gewaardeerd als je klanten informeert over hun verbruik. Wellicht in combinatie met informatie over een abonnement of contract dat beter aansluit bij dat verbruik. Ook juist het niet gebruiken van het product kan een trigger voor communicatie zijn om te stimuleren.

<strong>Aflopen van een garantieperiode</strong>
Stuur een waarschuwing dat een garantieperiode afloopt. Bijvoorbeeld in het geval van nieuwbouwwoningen. Daar gelden verschillende garantietermijnen voor de verschillende onderdelen van de woning.

<strong>Onderhoud van een product</strong>
Als je product onderhoud nodig heeft, is het handig om je klanten daarvan op de hoogte te stellen. Zo komen zij niet voor verrassingen te staan en hou jij tevreden klanten. Als je eenmaal een goed beeld hebt van de juiste momenten in de klantreis én weet welke triggers daarbij horen, kun je prioriteiten gaan stellen.
<h2>Bepaal welke fase op dit moment het belangrijkst is</h2>
De belangrijkste vraag hierbij is: in welke fase van de klantreis hebben wij de meeste behoefte of pijn? Is de aanwas van nieuwe leads groot maar komen daar geen klanten uit? Dan is een goede lead nurturingcampagne de beste start.

Komen klanten aan boord maar nemen ze ook snel weer afscheid van je dienst? Dan is een welkom- of trainingscampagne misschien de beste match.

Loopt marketing &amp; sales op rolletjes maar is de druk op je helpdesk te groot? Dan wil je klanten beter trainen en informeren over het gebruik van je producten. Zodat het aantal vragen afneemt.

Bepaal wat voor jouw organisatie het belangrijkste moment is en begin met die campagnes. Advies: begin klein. De projecten kunnen complex worden en het kan geen kwaad om eerst ervaring op te doen in een kleiner project. Als je eenmaal gekozen hebt, start je de voorbereiding.

<strong>Voorbereiding van de campagne</strong>
Na het maken van de keuze start de voorbereiding. Hoewel e-mailmarketing automation vaak door marketing wordt aangestuurd, hebben zij wel hulp nodig vanuit de organisatie. Triggers voor de start van de campagne moeten meestal uit IT-systemen komen. Evenals de klant/prospectinformatie die je in de e-mails wilt gebruiken. Ook moeten teamleden van de afdeling die je gaat ondersteunen met de campagne, input gaan leveren voor de content en proces. Het kan zelfs noodzakelijk zijn om leveranciers te betrekken.

Het is al met al een behoorlijk project. Om zo’n project in goede banen te leiden is het dus noodzakelijk om een goed plan te maken met de mensen die nodig zijn bij de realisatie. Met alle betrokken partijen, die elk hun eigen expertise inbrengen, kom je tot het beste plan.

En je zult niet de eerste zijn die erachter komt dat een campagne onmogelijk is. Bijvoorbeeld omdat de klant/prospectinformatie of de triggers die jij nodig hebt niet voorhanden zijn. Dan is het beter om dat zo vroeg mogelijk in het traject te weten. Een goede voorbereiding en check op haalbaarheid is dus onontbeerlijk.

Tijd om het plan verder vorm te geven.

<strong>E-mailmarketing automation campagneplan
</strong>Het plan voor je campagne bestaat in ieder geval uit de onderstaande elementen:
<ul>
 	<li>Doelstelling</li>
 	<li>Trigger</li>
 	<li>Campagneflow</li>
 	<li>Klant/prospectinformatie</li>
 	<li>Content</li>
 	<li>Doelstelling</li>
</ul>
Wat is de doelstelling voor deze e-mailmarketing automation-campagne? Die vraag heb je tijdens eerdere sessies beantwoord, maar het is goed om deze in het plan op te nemen. Zodat iedereen die meewerkt aan de campagne kan controleren of de uitwerking nog steeds in lijn is met de doelstelling. Maak de doelstelling dus specifiek en meetbaar. Een voorbeeld: <em>“We willen het aantal telefoontjes naar de helpdesk, van startende klanten, verminderen met 30 procent.”</em>

<strong>De trigger</strong>
Soms is de trigger van een campagne eenvoudig, zoals een download van een eBook. Veel vaker is de trigger gebaseerd op informatie uit andere bedrijfssystemen, zoals een boekingssysteem of CRM-pakket. Het is belangrijk om een duidelijke beschrijving van de trigger op te nemen zodat betrokken teams precies weten wat er moet gebeuren. Zeker als er software moet worden ontwikkeld om gegevens te verkrijgen.

<strong>De campagneflow</strong>
Een campagne bestaat uit meerdere e-mails of andere marketingmiddelen en kanalen. In een campagneflow teken je uit hoe die zich tot elkaar verhouden. De flow start met de trigger, geeft aan wanneer de eerste mail wordt verzonden, hoeveel tijd er tussen e-mails zit en welke content ze bevatten. De campagneflow beschrijft ook de landingspagina’s, eventuele profielmutaties, leadscoring en vertakkingen naar de andere kanalen.

Bij complexe campagnes kan het handig zijn om tools te gebruiken om de campagneflow te visualiseren. Voorbeelden zijn Gliffy, eDrawsoft en Creately.

<strong>Klant/prospectinformatie</strong>
Dit soort gegevens geven een campagne de uitstraling waardoor deze zo gewaardeerd worden. Als een klant zijn nummerplaat, contractnummer, startdatum abonnement of naam van z’n kinderen in een e-mail ziet staan, maakt dat het bericht persoonlijk. Maak een duidelijk beschrijving van de informatie die nodig is. Naast het personaliseren is deze informatie nodig om de juiste selecties te kunnen maken in elke fase van de campagneflow.

<strong>Content</strong>
Last but not least, welke content is nodig in de campagne? Per e-mail schrijf je op welke inhoud nodig is om de doelstelling te behalen. Maar ook welke content op landingspagina’s nodig is. Kortom, welke teksten, afbeeldingen, video’s, podcasts, enzovoort gaan we produceren om het doel te bereiken?

<strong>Inrichten en opbouwen van de campagne</strong>
Als eenmaal bekend is hoe de campagne in elkaar steekt, kun je gaan bouwen. Dat bouwen gebeurt vooral in de (e-mail)marketing software en wellicht in je CMS. Maar in het geval van de triggers en klant/prospectinformatie moeten wellicht nog integraties plaatsvinden met andere systemen.

Het opbouwen van de campagne in het e-mailmarketingplatform volgt dezelfde regels als we eerder beschreven in het artikel: “Voorkom e-mailblunders, 9 tips voor structuur in je e-mailmarketingproces”.

De belangrijkste tips voor het bouwen van je campagnes uit dat artikel zijn:
<ul>
 	<li>Zorg dat je alle content hebt voordat je start met bouwen</li>
 	<li>Werk van achter naar voren</li>
</ul>
Maak een plek aan waarin je alle componenten van je campagne verzamelt. Op het netwerk of via dropbox bijvoorbeeld. Van daaruit kun je je campagne gaan opbouwen. Maar doe dat dus vooral van achter naar voren. In het bovenstaande artikel staat precies beschreven hoe je dat doet en waarom.

Eenmaal gebouwd moet er getest worden.

<strong>Testen van de campagne</strong>
In hetzelfde artikel over het e-mailmarketingproces beschrijf ik ook hoe je een e-mailmarketingcampagne test. Maar bij e-mailmarketing automation is meer aan de hand dan alleen de e-mailcampagne zelf.

<img style="width: 100%; max-width: 915px;" src="https://www.100procentemail.com/labs/wp-content/uploads/2016/12/E-mailmarketing-automation-visual3-1024x686.jpg" alt="" />

Je hebt namelijk niet alleen te maken met de onderdelen van een standaard e-mailcampagne zoals:
<ul>
 	<li>Is de content correct (teksten en visuals)</li>
 	<li>Hoe wordt de campagne getoond in verschillende e-mailclients?</li>
 	<li>Werken alle links?</li>
 	<li>Functioneren de landingspagina’s en formulieren?</li>
 	<li>Werken de follow-up e-mails?</li>
</ul>
Je moet ook de e-mailmarketing automation-campagne in z’n geheel testen.
<ul>
 	<li>Werken de triggers?</li>
 	<li>Wordt de benodigde data correct aangeleverd?</li>
 	<li>Wordt die data op de juiste manier tussen de content geplaatst?</li>
 	<li>Functioneert de complete flow naar behoren?</li>
</ul>
In bijzondere situaties ontkom je er niet aan om campagnes te testen in een live-omgeving. Maar alleen als dat niet anders kan. Is het nodig, dan doe je dit het liefst met kleine testbestanden zodat er niet al te veel mis kan gaan.

Gelukkig heb je de IT-afdeling al vroeg betrokken in het project. Zij zijn gewend om (live)tests te draaien in hun IT-trajecten en weten ook hoe je een testplan maakt. Gebruik die hulp als die er is.

Alles in orde? Dan kan je nieuwe campagne live.

<strong>Je e-mailmarketing automation campagne gaat live</strong>
Een belangrijke stap voordat je live gaat, is het informeren van de organisatie. Er komt namelijk een stroom e-mails op gang die impact kan hebben op die organisatie. Zorg dus dat je communiceert welke campagne live gaat, waarom die campagne live gaat, wat de triggers zijn en welke content wordt gecommuniceerd.

Hou je communicatie op hoofdlijnen. Geen boekwerken over de totale campagne want die worden toch niet gelezen. Gaat de campagne een bepaald team ondersteunen, informeer dat team dan extra.

Als de campagne eenmaal live staat, reserveer je behoorlijk wat tijd van iemand in je team tijdens de eerste week. De campagne moet in die eerste fase goed gevolgd worden om eventuele fouten te ontdekken. Dat kan alleen door er bovenop te zitten.

Als dit alles is gebeurd, is het tijd voor de analyse.

<strong>Analyseren van de campagne</strong>
Een van de leukste dingen om te doen, is het bekijken van de resultaten van al dit harde werken. Het resultaat onderaan de streep zal niet in de eerste week duidelijk zijn maar je kunt wel kijken hoe je e-mails afzonderlijk presteren.

Daarbij is het goed om je te realiseren dat resultaten van een geautomatiseerde campagne altijd beter zijn dan een reguliere nieuwsbrief. Bij een nieuwsbrief ben je blij met een open ratio van 30 procent. Bij een marketing automation campagne kan diezelfde ratio oplopen tot wel 90 procent. Het is simpelweg een gevolg van exact de juiste boodschap, op het juist moment naar de juiste persoon.

Na een aantal weken of maanden kun je kijken naar de resultaten onderaan de streep en die vergelijken met de doelstelling. Zijn de telefoontjes voor de helpdesk inderdaad afgenomen? Zijn er meer herhaalaankopen? Worden meer leads klant?

Als het resultaat positief is, ben je natuurlijk gelukkig. Maar de resultaten zijn niet altijd positief. Als dat het geval is moet je terug naar de tekentafel. Praat met klanten in de campagne. Wat vonden zij ervan? Wat kun je leren en hoe pas je de campagne daar op aan?

Maar over het algemeen is met deze aanpak het resultaat positief. Met als gevolge blije klanten. Het resultaat: beter rendement en blije klanten

Natuurlijk weten klanten dat marketing geautomatiseerd wordt. Net zo goed als jouw vrienden weten dat Facebook je een handje helpt. Maar het gevoel bij prospects of klanten is er niet minder om. Een gevoel dat er aan ze gedacht wordt, en dat hij of zij een persoonlijke boodschap krijgt. Een boodschap die ze helpt een bepaalde uitdaging aan te gaan, een taak te vergemakkelijken of zomaar een leuke attentie. Dat is altijd waardevol en wordt dus gewaardeerd.

Het is niet voor niets dat bedrijven met geautomatiseerde marketing sneller groeien. Ook blijkt dat 80 procent van de bedrijven die met e-mailmarketing automation aan de gang gaan hun leads zien toenemen.

Dus ga aan de slag, analyseer die customer life cycle, kijk welke triggers haalbaar zijn, bepaal de klant/prospectinformatie, ga op zoek naar de juiste software en bouw je eerste campagne.

Veel succes!

<strong>P.S. E-mailmarketing automation-systemen</strong>
Welke systemen zijn er om e-mailmarketing automation in te richten? De lijst is lang: wereldwijd zijn er zo’n 1.000 organisaties die oplossingen verkopen. Ik beperk me hieronder tot een aantal kandidaten uit verschillende invalshoeken, maar het is een mooi startpunt.

<img class="alignright wp-image-775 size-medium" style="width: 100%; max-width: 300px;" src="https://www.100procentemail.com/labs/wp-content/uploads/2016/12/E-mailmarketing-automation-visual5-300x218.png" />

<strong>Mid market</strong>
HubSpot
Salesforce marketing Cloud
Marketo

<strong>High End</strong>
Selligent
Adobe marketing cloud
IBM marketing cloud

<strong>E-mailmarketing leveranciers NL</strong>
Clang
MailPlus
Tripolis